سامانه های ‌ERP راه‌حل‌هایی مبتنی بر نرم‌افزار هستند که با هدف انجام جامع فرایندهای کسب و کار در هر بنگاه اقتصادی اعم از خصوصی و دولتی و بنگاه‌های غیرانتفاعی در سطح Enterprise اجرا می‌شوند. سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع با در اختیار داشتن طیف وسیعی از کارکردها و بهره‌برداری از بهترین تجارب، عرصه جدیدی از کاربرد علم و فناوری و انجام بهینه فعالیت‌ها در هر بنگاه اقتصادی را فراهم ساخته‌اند. اگرچه در کشور ما اجرای بهترین تجارب دشواری‌های فراوانی دارد ولی می‌توان با درک آنها، راه را برای بهبود فرایندهای عملیاتی و مالی به‌گونه‌ای فراهم کرد که با ترویج تفکر فرایند‌محور، ارزش‌افزوده بیشتری نصیب بنگاه‌های اقتصادی شود. نوشته حاضر با ارائه تاریخچه توسعه‌ ERP به ذکر ویژگی‌ها و کاربرد و منافع آنها به‌ویژه در بخش مالی پرداخته و در پایان به ملاحظات اجرایی در استقرار این سامانه‌ها اشاره کرده است.

مدیریت منابع سازمانی از جمله مفاهیمی است که در امتداد استراتژی «تمرکز در عین توزیع پذیری» با هدف شناخت،برنامه‌ریزی،تخصیص و ارزیابی منابع سازمانی شکل گرفت. در گذشته بسیاری از فعالیت‌های زنجبره تأمین به طور سنتی با کاغذ،تلفن و فکس انجام می شد،که بسیار ناکارآمد، پر هزینه، کند و پر خطا بود. بنابراین زمانی که استفاده از کامپیوتر در کسب و کار آغاز شد؛ بسیاری از افراد خواستار خودکار سازی فرایند‌های زنجیره ی تأمین شدند. فلسفه ی وجودی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی( ERP ) را می توان در راستای همین درخواست و نیاز انسانها به حساب آورد؛چرا که امروزه پیچیدگی بیش از پیش سازمانها و افزایش باور نکردنی حجم اطلاعات، استفاده از سیستم‌های کامپیوتری را به منظور خودکار سازی جریان اطلاعات در تمام سطوح و لایه‌های سازمان ناگزیر نموده است؛امروزه سازو کارهای سنتی و دستی به هیچ وجه پاسخ گوی نیازمندیهای سازمان نیستند. بنابراین سازمانها برای عقب نماندن از قافله ی رقیبان و حفظ مزیت رقابتی خود، مجبور هستند؛ فناوریهای نوین را به کار گیرند. ERP یکی از فناوریهای بسیار پیشرفته و تأثیر گذار بر روند مدیریت و بهبود عملکرد و بهره وری سازمانها می باشد، زیرا همچنان که در سطور بعدی ملاحظه خواهید فرمود؛ماهیت نرم افزاری این سیستم، پویایی و توسعه پذیری آن، این امکان را برای تحلیلگران و طراحان سیستم فراهم نموده است که در طول زمان به تناسب تغییر نیازمندیهای سازمان آنرا به گونه ای توسعه دهند که احتیاجات موجود را برطرف نماید.

تعاریف ERP

واژه ERP (Enterprise Resource Planing) به مفهوم برنامه‌ریزی منابع سازمان است. سیستم‌های ERP سیستم‌های نرم افزاری برای مدیریت کسب و کار حوزه‌های عملیاتی مانند برنامه‌ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مالی، نیروری انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، نگهداری و تعمیرات، حمل و نقل و تجارت الکترونیکی را پشتیبانی می نمایند. معماری این نرم افزارها موجب راحتی جریان اطلاعات میگرددو امکان یکپارچگی را فراهم می نماید.

انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP در سال 2001 را به صورت زیر تعریف مینماید :روشی برای برنامهریزی و کنترل مؤثر تمامی منابع موردنیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان در شرکتهای تولیدی، توزیعی و خدماتی. ERP یک بسته نرمافزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان میباشد. سیستمهای ERP، سیستمهای اطلاعاتی قابلتغییروتنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه مینمایند. ERP، یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است. ERP، سیستمهایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمان طراحی شدهاند و هدف آنها تسهیل برنامهریزی، تولید و پاسخگویی بهموقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است.

سیر تکامل سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان

در سال 1960 سیستم‌های کنترل موجودی طراحی و پیاده سازی شدندو سپس در سال 1970 سیستم‌های برنامه‌ریزی احتیاجات مواد طراحی شدند. در دهه 1980 سیستم‌های جدیدی با عنوان برنامه‌ریزی منابع تولید با تمرکز بر بهینه سازی فرایند تولید و هماهنگ سازی مواد با نیازمندی‌های تولید معرفی شدند. سیستم‌های MRP IIحوز ه هایی مانند مدیریت در سطح کارگاه، مدیریت توزیع، مدیریت پروژه، مالی، منابع انسانی و مهندسی را در برمیگرفت. در دهه 1990 فروشندگان کارکردها و مدول‌های متنوعی را تحت عنوان بخش‌های الحاقی را اضافه نموده و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان گسترده را ایجاد نمودند. سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان گسترده که شامل سیستم‌های برنامه‌ریزی و زمانبندی پیشرفته و راه حل‌های کسب و کار الکترونیکی مانند مدیریت روابط مشتریان و مدیریت زنجیره تامین را در برمیگیرد. در ذیل برخی از منافع و معایب و مشکلاتی که سازمانها می بایست برای کسب منافع از سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان بر انها فائق آورده شده اند. سیر تکاملی نرم افزار ERP، از یک سو به شدت متأثر از سیر تکاملی سخت افزارها و نرم افزار‌های کامپیوتری و از سوی دیگر متأثر از تحولات صورت گرفته در زمینه ی مدیریت سازمانها و محیط رقابتی حاکم بر آنهاست. ERP، به منظور غلبه بر مشکلات سیستمها ی عملیاتی موجود در سازمانها که از اوایل دهه ی 1960 میلادی توسعه پیدا کرده بودند به وجود آمد.