مقالات


مزایا و فرصتهایی که اتوماسیون اداری برای سازمانها به ارمغان می آورد

 

به این دلیل که مزیتهای استفاده از اتوماسیون اداری در عصر حاضر بر کسی پوشیده نیست در این تحقیق بیشر به چالشهای پیش روی سازمانها در استقرار اینگونه سیستمها پرداخته شده و راهکارهای شرکت فراگستر در تقابل بااین چالشها ارائه گردیده است.اما بطور خلاصه به بعضی از این مزیتها  و نیازهایی که کاربران از نرم افزار اتوماسیون اداری مطرح می کنند اشاره می شود.

میزان بلوغ سازمان ها در مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

مسایل اندکی در دنیای اقتصاد جدید مطرح شده اند که مثل مدیریت ارتباط با مشتری مباحث و نگرانی های قابل ملاحظه ای را برانگیخته باشند. یکی از واقعیت های جالب در مورد CRM این است که با وجود نرخ بالای شکست این سیستم ها که حدود 60% سیستم هایی می شود که توسعه یافته اند، شرکت ها و سازمان ها هم چنان در پی خرید آن هستند.[1] گرچه انتظار می رود که بازار نرم افزار CRM از 7 میلیارد دلار در سال 2000 به 23 میلیارد در سال 2005 برسد، نتایج نشان می دهد که 30 تا 50 درصد پروژه های CRM اهداف شرکت را برآورده نمی سازند و با شکست روبه رو می شوند و 20 درصد آن ها حتی به روابط با مشتری صدمه می زنند

مزایای داشبورد مدیریتی که به هر سازمانی کمک می کند

  • ارائه تصويري كارآمد از عملكرد سيستم
  • ايجاد توانايي در شناسايي و تصحيح روندهاي منفي
  • قابليت اندازه گيري كارآمدي و ناكارآمدي سيستم
  • توانايي در توليد گزارش‌هاي جزئي از روندهاي جديد

عوامل بهای تمام شده

مواد مستقیم: به موادی اطلاق می شود که مستقیماً در ساخت محصول نقش دارند و ماهیت و شکل کالای ساخته شده بیشتر به آنها بستگی دارد و همچنین از نظر بهاء در مقایسه با سایر مواد بکار رفته در محصول از ارزش بیشتری برخوردار می باشند

 دستمزد مستقیم: دستمزد کارگران و عوامل تولید می باشد که مستقیماً در تولید کالا و ارائه خدمات نقش دارند

 هزینه های غیر مستقیم (سربار): هزینه های هستند که در کارخانه به مصرف می رسند اما مستقیماً در تولید نقشی ندارند . هزینه اجاره ساختمان کارخانه ، هزینه آب و برق و ... کارخانه ،هزینه استهلاک

مزایای نرم افزار جامع حسابداری و مالی

 علاوه بر مدیریت مالی مجموعه و کمک به تسهیل فرایندهای مربوط به آن، معمولاً نرم افزاری مالی اداری ویژگی هایی دارد که به مدیریت برخی بخش های دیگر نیز کمک می کند. در بررسی های انجام شده با صاحبان کسب و کار و شرکت ها، مواردی که مورد علاقه مدیران بوده و به نظر آنها اگر در سیستم مالی و اداری دیده شود بهتر است بدین شرح اعلام شده است :

مزایای حسابداری بر مبنای تعهدی

دستیابی سریع به اطلاعات جامع، کامل و دقیق از وضع موجود سازمانها

امـکـان تشخیـص لــزوم خـرج کـرد، بـراسـاس اطلاعـات صحیـح از منابـع و نیازهـا

مشخص شدن میـزان درآمدهـای وصـول نشده هر دوره مالی و امکان برنامه‌ریزی برای وصول آنها

دسترسی به اطلاعات دقیقتـر و کاملتـر از درآمدها و هزینه‌های هر دوره ( اعم از نقدی و غیر نقدی )

امکان ایجاد ارتباط بین هزینه‌ها و عملکرد آنها و در نتیجه ایجاد زمینـه برای ورود به بحـث بودجه عملیاتی

سیستم های اتوماسیون اداری

امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمانها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمانها به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد. این مقاله ضمن بررسی سیستم های اتوماسیون اداری ازجهات مختلف به بیان اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم های اطلاعاتی، تکامل انواع سیستم های اطلاعاتی و تکامل سیستم های اتوماسیون اداری و مزایا و معایب اتوماسیون اداری و ارگونومیک و تفاوت انواع سیستم های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته است

سیستم های ERP

یک سیستم ERP از اجزای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری متعددی برای دست یابی به این مجموعه عظیم اطلاعات استفاده می‌کند. یک عامل کلیدی در بیشتر سیستم‌های (ERP) استفاده از پایگاه دادهٔ واحد به منظور ذخیره سازی داده برای واحدهای (Modules) مختلف سیستم است.

سیستم‌های ERP بر حسب نوع، تلاش می‌کنند که همهٔ فعالیت‌های یک پایگاه یا سازمان را تحت پوشش قرار دهند (صرف نظر از ساختار سازمانی). 

چرا باید ما بر روی نرم افزار CRM سرمایه گذاری کنیم؟

کسب و کارهای که از نرم افزارهای CRM به شیوه درست استفاده کرده اند، با اثرات زیر رو به رو شده اند:

41 % درصد افزایش درآمد به ازای هر کارمند فروش

300% افزایش نرخ تبدیل سرنخ به مشتری

27% بهبود در نگهداری مشتریان فعلی

23% کاهش در هزینه های بازاریابی